एक वास्तविक पल से शुरू करें।
एक अच्छा कार्य ईमेल पाठक को यह निर्णय लेने में मदद करता है कि आगे क्या करना है। आपको विस्तृत शब्दावली की आवश्यकता नहीं है. आपको लिखने के लिए एक स्पष्ट कारण, पर्याप्त संदर्भ और एक अनुरोध की आवश्यकता है जिसका पाठक उत्तर दे सके। नीचे दिए गए उदाहरण काल्पनिक विवरणों का उपयोग करते हैं; नाम, दिनांक और डिलिवरेबल्स को अपनी वास्तविक स्थिति से बदलें।
देखें, वाक्य कैसे काम करता है।
Purpose → context → request → next step
वाक्य को एक विचार के रूप में पढ़ें, फिर ध्यान दें कि प्रत्येक भाग क्या कार्य करता है।
विकल्पों को समझें।
उद्देश्य के साथ खोलें। “I’m writing to confirm our meeting on Tuesday” तब उपयोगी होता है जब संदर्भ औपचारिक या अपरिचित हो। एक करीबी सहकर्मी के साथ, “Could we move Tuesday’s meeting to 10?” पर्याप्त हो सकता है। हर ईमेल को कानूनी नोटिस की तरह दिखाने के बजाय रिश्ते को औपचारिकता से जोड़ें।
अनुरोधों को ठोस बनाएं। “Could you review the attached draft by Friday?” क्रिया, वस्तु और समय सीमा को नाम देता है। यदि समय सीमा लचीली है, तो ऐसा कहें। अनुवर्ती कार्रवाई के लिए, “I’m following up on the draft I sent on Monday” पाठक पर आरोप लगाए बिना पहले वाले संदेश की पहचान करता है।
पूर्ण की गई कार्रवाई को अगले चरण से अलग करें। “I’ve updated the figures. Could you check the totals?” वर्तमान परिणाम और अगली कार्रवाई के लिए अनुरोध के लिए प्रेजेंट परफेक्ट का उपयोग करता है। छोटे अनुच्छेदों का उपयोग करें और किसी अनुलग्नक का उल्लेख तभी करें जब आप उसे वास्तव में संलग्न कर लें।
संदर्भ में उपयोगी वाक्य।
क्या आप शुक्रवार तक संलग्न ड्राफ्ट की समीक्षा कर सकते हैं?
Could you review the attached draft by Friday?
कार्रवाई, दस्तावेज़ और समय सीमा स्पष्ट हैं।
मैंने आपकी प्रतिक्रिया शामिल करने के लिए शेड्यूल अपडेट कर दिया है।
I’ve updated the schedule to include your feedback.
वर्तमान परिणाम अद्यतन शेड्यूल है।
यदि शुक्रवार बहुत जल्दी है, तो कृपया कोई अन्य समय सुझाएं।
If Friday is too soon, please suggest another time.
एक सशर्त विकल्प को पेश करना आसान बनाता है।
छोटा बदलाव, बड़ा फर्क।
बचेंPlease reply me soon.
ऐसे कहेंPlease reply to me by Thursday.
उत्तर एक व्यक्ति से पहले लेता है। एक विशिष्ट, उचित तारीख किसी अस्पष्ट जल्द ही की तुलना में अधिक उपयोगी है; यदि कोई समय सीमा नहीं है तो उसे छोड़ दें।
अभ्यास का एक पल
अब आपकी बारी।
एक उत्तर चुनें और फिर उसका स्पष्टीकरण देखें। कोई समय-सीमा या साइन-अप नहीं है।
आज ही इस्तेमाल करें
इसे अपना बनाएँ
एक चार वाक्य वाला ईमेल ड्राफ्ट करें: उद्देश्य, संदर्भ की एक पंक्ति, एक विशिष्ट अनुरोध और एक विनम्र समापन। ऐसा कोई भी वाक्य हटा दें जो पाठक को प्रतिक्रिया देने में मदद न करे।
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इस पृष्ठ पर उदाहरण और स्पष्टीकरण सेंटेंस मास्टर के लिए लिखे गए हैं। कुछ ऐसा देखें जिसमें हमें सुधार करना चाहिए? हमें बताएँ।
