ประโยคอีเมลภาษาอังกฤษสำหรับคำขอ การอัปเดต และการติดตามผล

เปิดแบบมีจุดประสงค์ “I’m writing to confirm our meeting on Tuesday” มีประโยชน์เมื่อบริบทเป็นทางการหรือไม่คุ้นเคย กับเพื่อนร่วมงานที่สนิทสนม “Could we move Tuesday’s meeting to 10?” อาจจะเพียงพอแล้ว จับคู่พิธีการกับความสัมพันธ์ แทนที่จะทำให้อีเมลทุกฉบับดูเหมือนเป็นประกาศทางกฎหมาย

ทำให้คำขอเป็นรูปธรรม “Could you review the attached draft by Friday?” ตั้งชื่อการกระทำ วัตถุ และกำหนดเวลา หากกำหนดเวลายืดหยุ่นได้ ให้พูดเช่นนั้น สำหรับการติดตามผล “I’m following up on the draft I sent on Monday” จะระบุข้อความก่อนหน้านี้โดยไม่กล่าวหาผู้อ่าน

แยกการดำเนินการที่เสร็จสมบูรณ์แล้วออกจากขั้นตอนถัดไป “I’ve updated the figures. Could you check the totals?” ใช้ Present Perfect สำหรับผลลัพธ์ปัจจุบันและการร้องขอสำหรับการดำเนินการถัดไป ใช้ย่อหน้าสั้นๆ และกล่าวถึงไฟล์แนบหลังจากที่คุณได้แนบไฟล์นั้นแล้วเท่านั้น