本当の瞬間から始めましょう。
良い仕事用メールは、読者が次に何をすべきかを決めるのに役立ちます。複雑な語彙は必要ありません。書く明確な理由、十分な文脈、そして読者が答えられるリクエストが必要です。以下の例では、架空の詳細を使用しています。名前、日付、成果物を実際の状況に置き換えてください。
文の仕組みを見てみましょう。
Purpose → context → request → next step
文章を 1 つのアイデアとして読み、各部分がどのような役割を果たしているかに注目してください。
選択肢を理解してください。
目的を持って開きます。 “I’m writing to confirm our meeting on Tuesday” は、コンテキストが形式的な場合や馴染みのない場合に役立ちます。親しい同僚の場合は、“Could we move Tuesday’s meeting to 10?” で十分かもしれません。すべてのメールを法的通知のように見せるのではなく、関係に合わせて形式的にしましょう。
要望を具体的にする。 “Could you review the attached draft by Friday?” は、アクション、オブジェクト、期限を指定します。期限が柔軟な場合は、そのように伝えてください。フォローアップとして、“I’m following up on the draft I sent on Monday” は読者を非難することなく、以前のメッセージを特定します。
完了したアクションを次のステップから分離します。 “I’ve updated the figures. Could you check the totals?” は、現在の結果と次のアクションの要求に現在完了を使用します。短い段落を使用し、実際に添付ファイルを添付した後にのみ添付ファイルについて言及します。
文脈に沿った役立つ文章。
Could you review the attached draft by Friday?
アクション、文書、期限が明示されています。
I’ve updated the schedule to include your feedback.
現在の結果は更新されたスケジュールです。
If Friday is too soon, please suggest another time.
条件付きにより、代替案を簡単に提示できます。
小さな変化が違いを生みます。
避けるPlease reply me soon.
使うPlease reply to me by Thursday.
人の前で返信がかかります。具体的で妥当な日付の方が、説明のつかない近い日付よりも役立ちます。期限がない場合は省略します。
練習する時間
あなたの番です。
答えを選んで説明を確認してください。タイマーやサインアップするものはありません。
今日の会話で使ってみる
それをあなたのものにしてください。
目的、1 行の文脈、具体的なリクエスト、丁寧な結びの 4 文からなるメールの草案を作成します。読者の反応に役立たない文は削除してください。
参考資料 · British Council LearnEnglish
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