Bắt đầu từ một khoảnh khắc thực tế.
Một email công việc tốt sẽ giúp người đọc quyết định phải làm gì tiếp theo. Bạn không cần vốn từ vựng phức tạp. Bạn cần có lý do rõ ràng để viết, đủ ngữ cảnh và yêu cầu mà người đọc có thể trả lời. Các ví dụ dưới đây sử dụng các chi tiết hư cấu; thay thế tên, ngày tháng và sản phẩm bàn giao bằng tình hình thực tế của bạn.
Xem câu được tạo như thế nào.
Purpose → context → request → next step
Đọc câu như một ý, sau đó chú ý nhiệm vụ của mỗi phần.
Hiểu các lựa chọn.
Mở có mục đích. “I’m writing to confirm our meeting on Tuesday” rất hữu ích khi bối cảnh trang trọng hoặc không quen thuộc. Với một người đồng nghiệp thân thiết, “Could we move Tuesday’s meeting to 10?” có lẽ là đủ. Hãy kết hợp hình thức với mối quan hệ thay vì làm cho mọi email giống như một thông báo pháp lý.
Đưa ra yêu cầu cụ thể. “Could you review the attached draft by Friday?” đặt tên cho hành động, đối tượng và thời hạn. Nếu thời hạn linh hoạt, hãy nói như vậy. Để theo dõi, “I’m following up on the draft I sent on Monday” xác định tin nhắn trước đó mà không buộc tội người đọc.
Tách hành động đã hoàn thành khỏi bước tiếp theo. “I’ve updated the figures. Could you check the totals?” sử dụng hiện tại hoàn thành cho kết quả hiện tại và yêu cầu cho hành động tiếp theo. Sử dụng các đoạn văn ngắn và chỉ đề cập đến phần đính kèm sau khi bạn đã thực sự đính kèm nó.
Câu hữu ích trong ngữ cảnh.
Bạn có thể xem lại bản dự thảo đính kèm trước thứ Sáu không?
Could you review the attached draft by Friday?
Hành động, tài liệu và thời hạn rõ ràng.
Tôi đã cập nhật lịch trình để ghi nhận phản hồi của bạn.
I’ve updated the schedule to include your feedback.
Kết quả hiện tại là lịch trình được cập nhật.
Nếu thứ Sáu đến quá sớm, vui lòng đề xuất vào lúc khác.
If Friday is too soon, please suggest another time.
Điều kiện có điều kiện giúp dễ dàng đưa ra giải pháp thay thế.
Một thay đổi nhỏ tạo nên khác biệt.
TránhPlease reply me soon.
DùngPlease reply to me by Thursday.
Reply được đưa ra trước một người. Một ngày cụ thể, hợp lý sẽ hữu ích hơn một ngày không giải thích được; bỏ qua thời hạn nếu không có.
MỘT PHÚT LUYỆN TẬP
Đến lượt bạn.
Chọn một đáp án rồi xem giải thích. Không có đồng hồ đếm giờ và bạn không cần đăng ký.
Đưa vào ngày hôm nay
Biến thành cách nói của bạn
Soạn thảo một email gồm bốn câu: mục đích, một dòng ngữ cảnh, một yêu cầu cụ thể và một lời kết thúc lịch sự. Loại bỏ bất kỳ câu nào không giúp người đọc phản hồi.
Đọc thêm · British Council LearnEnglish
Các ví dụ và giải thích trên trang này được viết cho Sentence Master. Bạn thấy chúng ta nên cải thiện điều gì? Hãy cho chúng tôi biết.
Tiếp tục xây dựng câu của bạn.
Tiếp tục luyện tập và ôn lại trong ứng dụng Sentence Master.
Xem ứng dụng