Begin met een echt moment.
Een goede zakelijke e-mail helpt de lezer beslissen wat hij vervolgens gaat doen. Je hebt geen uitgebreide woordenschat nodig. Je hebt een duidelijke reden nodig om te schrijven, voldoende context en een verzoek dat de lezer kan beantwoorden. In de onderstaande voorbeelden worden fictieve details gebruikt; vervang de namen, data en resultaten door uw werkelijke situatie.
Kijk hoe de zin werkt.
Purpose → context → request → next step
Lees de zin als één idee en let vervolgens op de taak die elk onderdeel vervult.
Begrijp de keuzes.
Openen met het doel. “I’m writing to confirm our meeting on Tuesday” is handig als de context formeel of onbekend is. Met een naaste collega kan de “Could we move Tuesday’s meeting to 10?” voldoende zijn. Stem de formaliteit af op de relatie in plaats van dat elke e-mail klinkt als een juridische mededeling.
Maak wensen concreet. “Could you review the attached draft by Friday?” noemt de actie, het object en de deadline. Als de deadline flexibel is, zeg dat dan. Voor een vervolg identificeert “I’m following up on the draft I sent on Monday” het eerdere bericht zonder de lezer te beschuldigen.
Scheid een voltooide actie van de volgende stap. “I’ve updated the figures. Could you check the totals?” gebruikt present perfect voor het huidige resultaat en een verzoek voor de volgende actie. Gebruik korte paragrafen en vermeld een bijlage pas nadat u deze daadwerkelijk heeft bijgevoegd.
Nuttige zinnen, in context.
Kunt u het bijgevoegde ontwerp vrijdag bekijken?
Could you review the attached draft by Friday?
De actie, het document en de deadline zijn expliciet.
Ik heb het schema bijgewerkt met uw feedback.
I’ve updated the schedule to include your feedback.
Het huidige resultaat is het bijgewerkte schema.
Als vrijdag te vroeg is, stel dan een ander tijdstip voor.
If Friday is too soon, please suggest another time.
Een voorwaardelijk maakt het aanbieden van een alternatief eenvoudig.
Een kleine verandering maakt een verschil.
VermijdPlease reply me soon.
GebruikPlease reply to me by Thursday.
Antwoord gaat vóór een persoon. Een specifieke, redelijke datum is nuttiger dan een onverklaarbare datum; laat de deadline achterwege als die er niet is.
EEN MOMENT OM TE OEFENEN
Jouw beurt.
Kies een antwoord en controleer vervolgens de uitleg. Er is geen timer en er is niets om je voor aan te melden.
Gebruik het vandaag nog
Maak het je eigen.
Stel een e-mail van vier zinnen op: doel, één regel context, een specifiek verzoek en een hoffelijke afsluiting. Verwijder elke zin die de lezer niet helpt te reageren.
Verder lezen · British Council LearnEnglish
Voorbeelden en uitleg op deze pagina zijn geschreven voor Sentence Master. Zie je iets dat we moeten verbeteren? Laat het ons weten.
