Mulai dari momen nyata.
Email kantor yang bagus membantu pembaca memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Anda tidak memerlukan kosakata yang rumit. Anda memerlukan alasan yang jelas untuk menulis, konteks yang cukup, dan permintaan yang dapat dijawab oleh pembaca. Contoh di bawah ini menggunakan detail fiksi; ganti nama, tanggal dan kiriman dengan situasi Anda yang sebenarnya.
Lihat cara kerja kalimatnya.
Purpose → context → request → next step
Bacalah kalimat tersebut sebagai satu gagasan, lalu perhatikan tugas yang dilakukan setiap bagian.
Pahami pilihannya.
Terbuka dengan tujuan. “I’m writing to confirm our meeting on Tuesday” berguna ketika konteksnya formal atau asing. Dengan rekan dekat, “Could we move Tuesday’s meeting to 10?” mungkin cukup. Cocokkan formalitas dengan hubungan alih-alih membuat setiap email terdengar seperti pemberitahuan hukum.
Membuat permintaan konkrit. “Could you review the attached draft by Friday?” memberi nama tindakan, objek, dan tenggat waktu. Jika tenggat waktunya fleksibel, katakan saja. Sebagai tindak lanjutnya, “I’m following up on the draft I sent on Monday” mengidentifikasi pesan sebelumnya tanpa menuduh pembaca.
Pisahkan tindakan yang telah selesai dari langkah berikutnya. “I’ve updated the figures. Could you check the totals?” menggunakan present perfect untuk hasil saat ini dan permintaan untuk tindakan selanjutnya. Gunakan paragraf pendek dan sebutkan lampirannya hanya setelah Anda benar-benar melampirkannya.
Contoh kalimat dalam konteks.
Bisakah Anda meninjau draf terlampir paling lambat hari Jumat?
Could you review the attached draft by Friday?
Tindakan, dokumen, dan tenggat waktu jelas.
Saya telah memperbarui jadwal untuk menyertakan tanggapan Anda.
I’ve updated the schedule to include your feedback.
Hasil saat ini adalah jadwal yang diperbarui.
Jika hari Jumat terlalu cepat, harap sarankan waktu lain.
If Friday is too soon, please suggest another time.
Kondisi membuat alternatif mudah ditawarkan.
Perubahan kecil memberi perbedaan besar.
HindariPlease reply me soon.
GunakanPlease reply to me by Thursday.
Balasan dibawa ke hadapan seseorang. Tanggal yang spesifik dan masuk akal lebih berguna daripada tanggal yang tidak dapat dijelaskan dalam waktu dekat; hilangkan tenggat waktu jika tidak ada.
SAATNYA BERLATIH
Giliran Anda.
Pilih jawaban, lalu lihat penjelasannya. Tidak ada batas waktu dan tidak perlu mendaftar.
Gunakan hari ini
Jadikan milik Anda
Draf email empat kalimat: tujuan, satu baris konteks, permintaan khusus, dan penutup yang sopan. Hapus kalimat apa pun yang tidak membantu pembaca merespons.
Bacaan lanjutan · British Council LearnEnglish
Contoh dan penjelasan di halaman ini ditulis untuk Sentence Master. Lihat sesuatu yang harus kami tingkatkan? Beri tahu kami.
